Eine Mitarbeiterin verliert ihren Vater und fragt am Montagmorgen, wie viele Tage ihr zustehen. Die Führungskraft ruft bei HR an, HR schaut in den Arbeitsvertrag, dort steht nichts Konkretes, und dann entscheidet jemand aus dem Bauch heraus. Das ist der Normalfall, und er produziert zuverlässig ungleiche Ergebnisse zwischen zwei vergleichbaren Fällen.
Wir halten die Tageszahl ohnehin für die kleinere Frage. Wichtiger ist, wie die Regelung gebaut ist und was in den Wochen nach der Freistellung passiert.
Was das Gesetz hergibt
§ 616 BGB sichert die Entgeltfortzahlung bei kurzer, unverschuldeter Verhinderung aus persönlichen Gründen, nennt aber weder Anlässe noch Tage.
Der Gesetzestext spricht von einer „verhältnismäßig nicht erheblichen Zeit“ und überlässt die Auslegung der Praxis. Der TVöD füllt diese Lücke in § 29 Abs. 1 Buchst. b mit zwei Arbeitstagen beim Tod von Ehegatten, Lebenspartnern, Kindern oder Eltern, der TV-L gleichlautend. Diese zwei Tage sind der Referenzwert, an dem sich fast alle orientieren, auch ohne Tarifbindung.
Unsere Empfehlung: drei Arbeitstage für den engsten Kreis
Für den Tod von Ehegatten, Lebenspartnern, Kindern und Eltern empfehlen wir drei Arbeitstage bezahlte Freistellung, einen Tag mehr als der TVöD vorsieht.
Der Grund ist praktisch. In die ersten Tage fallen die Anzeige beim Standesamt, die Beauftragung des Bestattungsunternehmens und das Zusammensuchen von Totenschein, Personalausweis, Geburtsurkunde und je nach Familienstand weiteren Urkunden. Das sind Termine zu Bürozeiten, und die Anzeigefrist nach § 28 PStG läuft bis zum dritten auf den Tod folgenden Werktag, wobei Werktag und Arbeitstag nicht dasselbe Zählmaß sind und die Standesämter den Samstag unterschiedlich behandeln.
Zwei Tage reichen dafür, wenn nichts dazwischenkommt. Ein zusätzlicher Arbeitstag entspricht rechnerisch weniger als einem halben Prozent der Jahresarbeitszeit. Die krankheitsbedingte Abwesenheit vier Wochen später, die Sie damit unter Umständen vermeiden, kostet ein Vielfaches davon.
Definieren Sie Angehörige über die Verantwortung im Sterbefall
Eine Sonderurlaubsregelung wird belastbarer, wenn sie den Kreis der Angehörigen über die tatsächliche Verantwortung im Sterbefall bestimmt.
Der Verwandtschaftsgrad führt zu genau den Streitfragen, die niemand in dieser Woche führen möchte. Geschwister stehen im TVöD des Bundes und der VKA nicht, bei Schwiegereltern besteht kein gesicherter Anspruch aus § 616 BGB, und ob Stiefkinder unter den Begriff „Kind“ fallen, ist in der Kommentarliteratur ausdrücklich umstritten.
Unser Vorschlag ist zweistufig. Die volle Tageszahl für alle, die mit der verstorbenen Person im selben Haushalt gelebt haben oder die Bestattung organisieren. Ein Tag für die übrigen nahen Angehörigen. Damit ist die unverheiratete Partnerin genauso abgedeckt wie das Stiefkind, und die Führungskraft muss keine Verwandtschaftsverhältnisse bewerten, während jemand vor ihr weint.
Lassen Sie die Tage über mehrere Wochen verteilen
Bezahlter Sonderurlaub im Trauerfall wirkt deutlich besser, wenn Beschäftigte die Tage innerhalb einer Frist frei verteilen können.
Viele Regelungen nennen „den Tag der Beerdigung“ und decken damit nur einen der beiden Zeitpunkte ab, an denen die Belastung entsteht. Die Beerdigung liegt selten am Tag nach dem Sterbefall, der administrative Druck dagegen schon. Acht Wochen Verteilungsspielraum und die Möglichkeit halber Tage lösen das, ohne dass in der Zeiterfassung etwas Neues gebaut werden muss.
Verlangen Sie den Nachweis erst hinterher
Die Sterbeurkunde liegt in den ersten Tagen nach einem Sterbefall meist noch nicht vor, weil sie erst nach der Anzeige beim Standesamt ausgestellt wird.
Wer sie zur Voraussetzung der Freistellung macht, verlangt genau in dem Moment ein Dokument, in dem es noch nicht existiert. Stellen Sie zuerst frei und lassen Sie den Nachweis nachreichen.
Dasselbe Prinzip gilt für die Führungskraft. Je weniger Ermessen die Regelung ihr überlässt, desto seltener entstehen Unterschiede zwischen zwei vergleichbaren Fällen. Ein Satz genügt: Die Freistellung wird gewährt, sie wird nicht beantragt.
Prüfen Sie den Vertrag, bevor der erste Fall eintritt
§ 616 BGB ist abdingbar, und in vielen Arbeitsverträgen der Privatwirtschaft steht ein Ausschluss.
Fällt das erst im konkreten Fall auf, ist die Situation für alle Beteiligten unangenehm. Wird trotz des Ausschlusses regelmäßig bezahlt freigestellt, kann daraus eine betriebliche Übung entstehen, die sich später nur schwer korrigieren lässt.
Unsere Empfehlung ist unbequem, aber sauber: Lassen Sie den Ausschluss stehen und schreiben Sie stattdessen eine eigene, ausdrückliche Regelung. Dann steht die Zahl fest, und niemand muss im Ernstfall darüber diskutieren, was „verhältnismäßig nicht erheblich“ bedeutet.
Der teure Teil beginnt nach der Freistellung
Der betrieblich spürbare Ausfall nach einem Sterbefall entsteht in den Wochen nach der Freistellung.
Bank, Versicherer, Rentenversicherung, Nachlassgericht, Kündigung laufender Verträge, alles zu Bürozeiten und parallel zum normalen Pensum. In dieser Phase häufen sich kurzfristige Fehlzeiten, die Konzentration sinkt, und der Wiedereinstieg zieht sich über Monate.
Deshalb halten wir die Diskussion über den dritten Tag für weniger wichtig als die Frage, was in Woche vier passiert. Genau dort setzt Meolea an: Beschäftigte bekommen eine geführte Reihenfolge aller anstehenden Schritte mit Fristen nach Bundesland, und Ihr HR-Team ist nicht länger die inoffizielle Auskunftsstelle für Nachlassfragen. Auf der Vorsorge-Seite können Beschäftigte Dokumente, Vollmachten und Zuständigkeiten hinterlegen, bevor überhaupt ein Fall eintritt. Ein Teil der Automatisierung, etwa das eigenständige Abmelden laufender Verträge, ist noch im Aufbau und heute nicht flächendeckend verfügbar.
💡 Mehr zum Aufbau des Angebots für Arbeitgeber: Meolea als Mitarbeitenden-Benefit
Der steuerliche Rahmen
Der Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bleibt bis 50 Euro pro Beschäftigtem und Monat steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Die Position für Meolea liegt bei rund 12,50 Euro monatlich und beansprucht damit etwa ein Viertel dieses Rahmens. Achten Sie auf die Konstruktion als Freigrenze: Wird die 50-Euro-Grenze in einem Monat auch nur knapp überschritten, ist der gesamte Sachbezug dieses Monats steuer- und beitragspflichtig. Die konkrete Einordnung für Ihr Unternehmen stimmen wir vor Vertragsschluss mit Ihrem Steuerberater ab.
Was Sie jetzt tun können
Nehmen Sie sich diese Woche eine halbe Stunde für zwei Dinge. Prüfen Sie Ihre Vertragsmuster auf eine Klausel zu § 616 BGB, damit Sie wissen, wovon Sie ausgehen. Halten Sie danach drei Sätze fest: wie viele Tage, für welchen Personenkreis, in welchem Zeitraum abrufbar. Mehr braucht eine funktionierende Regelung nicht, und ab diesem Moment ist jeder Einzelfall eine Entscheidung, die Sie begründen können.
Für den Teil danach schreiben Sie uns. In einem Gespräch von 20 Minuten gehen wir Ihre bestehende Regelung mit Ihnen durch und zeigen, was Meolea Ihren Beschäftigten und Ihrem HR-Team in den Wochen nach der Freistellung konkret abnimmt.
Häufige Fragen
Wie viele Tage Sonderurlaub stehen bei Tod eines nahen Angehörigen zu?
Gesetzlich ist keine Zahl festgelegt. Üblich sind ein bis drei Arbeitstage, der TVöD nennt zwei für Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern. Wir empfehlen drei, weil die Behördengänge der ersten Tage in zwei Arbeitstage nur passen, wenn nichts schiefgeht.
Ist Sonderurlaub bei Todesfall gesetzlich vorgeschrieben?
§ 616 BGB begründet einen Anspruch auf bezahlte Freistellung bei kurzer, unverschuldeter Verhinderung, und ein Sterbefall in der Familie fällt in der Regel darunter. Der Anspruch lässt sich vertraglich ausschließen, und in der Privatwirtschaft ist das häufig geschehen. Prüfen Sie Ihre eigenen Muster, bevor Sie sich darauf verlassen.
Gilt Sonderurlaub auch beim Tod von Geschwistern, Schwiegereltern oder Stiefkindern?
Geschwister sind im TVöD des Bundes und der VKA nicht genannt, bei Schwiegereltern besteht kein gesicherter gesetzlicher Anspruch, und ob Stiefkinder unter „Kind“ fallen, ist umstritten. Eine schriftliche Definition im Unternehmen ist hier deutlich wertvoller als jede allgemeine Auskunft.
Muss der Sonderurlaub bezahlt werden?
Wenn § 616 BGB greift und nicht ausgeschlossen wurde, ja. Ist er ausgeschlossen, richtet sich alles nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Ohne jede Regelung bleibt nur unbezahlte Freistellung oder Erholungsurlaub.
Was passiert, wenn die Freistellung vorbei ist und noch vieles offen ist?
Genau an dieser Stelle setzt Meolea an. Beschäftigte bekommen eine geführte Übersicht der nächsten Schritte inklusive der Fristen im jeweiligen Bundesland, statt sich das neben der Arbeit selbst zusammenzusuchen.
Können wir Meolea als Sachbezug anbieten?
Der Rahmen des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG liegt bei 50 Euro pro Monat; die Position für Meolea liegt deutlich darunter. Ob die Ausgestaltung in Ihrem Fall trägt, klären wir vor Vertragsschluss gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.
Dürfen wir einen Nachweis verlangen?
Ja, aber verlangen Sie ihn im Nachhinein. Die Sterbeurkunde wird erst nach der Anzeige beim Standesamt ausgestellt und liegt in den Tagen, in denen die Freistellung gebraucht wird, meist noch nicht vor.