Die meisten Personalabteilungen haben für diesen Fall keinen Prozess. Das ist nachvollziehbar: er tritt in einem Unternehmen mit 150 Beschäftigten etwa sechsmal im Jahr ein, verteilt über alle Abteilungen, und jedes Mal fühlt es sich wie ein Einzelfall an.
Es ist keiner. Der Ablauf ist weitgehend gleich, und er lässt sich vorbereiten.
Phase 1: die ersten 48 Stunden
Klären Sie zuerst die Vertragslage, nicht die Formulierung. Bevor Sie antworten, prüfen Sie, ob §616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist und ob eine Betriebsvereinbarung oder betriebliche Übung existiert. Eine mündliche Zusage, die dem Vertrag widerspricht, bindet Sie und alle folgenden Fälle.
Melden Sie sich einmal, klar und kurz. Ein Anruf oder eine Nachricht mit drei Inhalten: Anteilnahme, die konkrete Freistellung, und eine benannte Ansprechperson. Keine Fragen zum Verlauf, keine Bitte um Rückmeldung „wenn es passt“. In dieser Phase ist jede offene Frage eine zusätzliche Aufgabe für jemanden, der bereits überlastet ist.
Regeln Sie die Vertretung ohne Rückfrage. Die betroffene Person soll nicht entscheiden müssen, wer ihre Aufgaben übernimmt. Entscheiden Sie es und teilen Sie es mit.
Nicht tun: die Information im Team verbreiten, ohne gefragt zu haben, wer davon wissen soll. Das ist der häufigste Fehler und der am schwersten zu korrigierende.
Phase 2: Wochen 1 bis 6
Hier liegt der Hebel, und hier passiert in den meisten Unternehmen nichts.
Was die betroffene Person in dieser Zeit tatsächlich tut, ist zu einem großen Teil Verwaltung. Die Sterbefallanzeige beim Standesamt hat eine Frist von drei Werktagen nach §28 PStG, und Werktag schließt den Samstag ein. Lebensversicherer verlangen nach ihren Bedingungen häufig eine Meldung binnen 24 bis 72 Stunden. Die Erbausschlagung ist nach §1944 BGB innerhalb von sechs Wochen zu erklären. Das Erbe ist nach §30 ErbStG binnen drei Monaten beim Finanzamt anzuzeigen. Dazu kommen Banken, Vermieter, Versorger, Telekommunikation, Abonnements, Kfz-Zulassung, Rentenversicherung, Krankenkasse.
Fast alle diese Stellen sind werktags zwischen neun und sechzehn Uhr erreichbar. Das ist der Grund, warum diese Arbeit in Ihre Arbeitszeit fällt und nicht ins Wochenende.
Was hilft: Flexibilität bei der Lage der Arbeitszeit, nicht bei ihrer Menge. Wer Termine legen kann, ohne jedes Mal zu fragen, verliert weniger Zeit als jemand, der halbe Tage nimmt.
Was nicht hilft: ein Gesprächsangebot ohne Struktur. Der Bedarf in dieser Phase ist überwiegend organisatorisch.
Phase 3: bei längerer Arbeitsunfähigkeit
Führt der Verlust zu einer ärztlich bescheinigten Arbeitsunfähigkeit, gelten die üblichen Regeln: bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung nach §3 EFZG, danach Krankengeld über die Krankenkasse.
Halten Sie den Kontakt, ohne Druck aufzubauen. Ein vereinbarter Rhythmus, etwa alle drei Wochen eine kurze Nachricht ohne Rückmeldepflicht, hält die Verbindung, ohne zu drängen. Kontaktabbruch ist der stärkste Prädiktor dafür, dass jemand nicht zurückkommt.
Blockieren Sie die Stelle bewusst. Eine Vertretung für Routineaufgaben ist sinnvoll, eine Dauerlösung nicht. Wer bei der Rückkehr feststellt, dass die Rolle vergeben ist, geht.
Ausführlich: Entgeltfortzahlung, Krankengeld und der Sterbefall
Phase 4: der Wiedereinstieg
Der teuerste und am schlechtesten organisierte Teil.
Planen Sie ihn, statt ihn abzuwarten. „Melden Sie sich, wenn es wieder geht“ ist die verbreitetste Formulierung in dieser Lage und die riskanteste. Sie verlagert die Entscheidung auf jemanden, der sie nicht treffen kann.
Ein tragfähiger Wiedereinstieg enthält:
- Einen vereinbarten Termin für ein Gespräch vor dem ersten Arbeitstag.
- Eine schrittweise Aufstockung, falls angezeigt, nach dem Muster der stufenweisen Wiedereingliederung.
- Eine Verständigung darüber, was das Team weiß und was nicht.
- Einen zweiten Termin nach vier bis sechs Wochen, weil dort die Rückfälle liegen.
Rechnen Sie mit reduzierter Leistungsfähigkeit über Monate, und planen Sie sie ein, statt sie zu bemerken. Ein Verlust wirkt sich noch etwa zehn Monate nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz aus.
Was Führungskräfte brauchen
Der Ablauf scheitert selten an der Personalabteilung. Er scheitert an der Führungskraft, die improvisiert, weil sie nicht weiß, was sie darf.
Drei Dinge, die Sie bereitstellen sollten, bevor der Fall eintritt:
- Eine Ein-Seiten-Übersicht: was die Person zusteht, wer entscheidet, wer informiert wird.
- Formulierungsvorlagen für die erste Nachricht, die Team-Information und das Rückkehrgespräch.
- Eine benannte Ansprechperson in HR, die entscheiden darf, statt jede Frage weiterzureichen.
Die häufigsten fünf Fehler
- Zusagen machen, bevor der Vertrag geprüft ist. Schafft Präzedenzfälle, die Sie nicht mehr steuern.
- Das Team informieren, ohne zu fragen. Nicht korrigierbar.
- Nur die ersten Tage regeln. Über 90 Prozent der Kosten entstehen danach.
- Kontakt abbrechen während einer längeren Arbeitsunfähigkeit.
- Den Wiedereinstieg der betroffenen Person überlassen. Die Entscheidung, wann jemand bereit ist, kann in dieser Lage niemand gut allein treffen.
Warum sich der Aufwand rechnet
Ein Sterbefall in der Familie kostet ein Unternehmen im Durchschnitt rund 10.000 Euro, beim Verlust einer Partnerin, eines Partners oder eines Kindes rund 37.800 Euro. Ein Zehntel der Fälle verursacht knapp 40 Prozent der Kosten, und der größte Einzelposten darin ist das Risiko, dass die Person nicht zurückkommt.
Ein definierter Ablauf kostet Sie einmal einen halben Tag Vorbereitung. Er wirkt auf genau die Gruppe, deren Abgang mit durchschnittlich 43.069 Euro zu Buche schlägt.
Die vollständige Rechnung: Was ein Sterbefall einen Arbeitgeber kostet
Was das operativ bedeutet
Jede Phase oben ist zuerst ein Koordinationsproblem: welche Frist gilt, welche Stelle zuständig ist, was die betroffene Person bereits erledigt hat und was noch offen ist. HR kann eine Ein-Seiten-Übersicht mitgeben, aber nicht mit am Standesamt, bei der Bank und beim Nachlass in Phase 2 sitzen, und genau dort geht die Zeit tatsächlich drauf.
Das ist der Teil dieses Ablaufs, den ein Arbeitgeber abgeben kann, statt ihn selbst zu tragen: wie Meolea Beschäftigte in den Wochen unterstützt, die dieser Ablauf umfasst.
Quellen
- §616 BGB, §1944 BGB
- §3 EFZG
- §28 PStG, Anzeige des Sterbefalls
- §30 ErbStG, Anzeigepflicht
- Kompetenz Center Mitarbeiterbindung: Fluktuationskosten