Wenn eine Mitarbeiterin nach dem Tod ihres Partners für Monate ausfällt, stellt sich in der Personalabteilung zuerst eine Frage: wie lange zahlen wir?
Die Antwort ist klar geregelt. Die Folgerung, die viele daraus ziehen, ist falsch.
Der Ablauf in vier Phasen
| Phase | Dauer | Wer zahlt | Was der Arbeitgeber trägt |
|---|---|---|---|
| Sonderurlaub | 1 bis 2 Arbeitstage | Arbeitgeber | volles Entgelt |
| Entgeltfortzahlung | bis zu 6 Wochen | Arbeitgeber | volles Entgelt |
| Krankengeld | bis zu 78 Wochen | Krankenkasse | kein Entgelt, aber Vertretung |
| Wiedereinstieg | Monate | Arbeitgeber | volles Entgelt bei reduzierter Leistung |
1. Sonderurlaub
Ein bis zwei Arbeitstage nach §616 BGB, sofern dieser nicht im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist. Das ist bezahlte Freistellung, keine Arbeitsunfähigkeit.
Ausführlich: Sonderurlaub im Todesfall
2. Entgeltfortzahlung, sechs Wochen
Folgt auf den Sterbefall eine ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit, greift §3 EFZG: bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung in voller Höhe, getragen vom Arbeitgeber.
Voraussetzung ist eine Diagnose mit Krankheitswert. Trauer als solche ist keine. In der Praxis werden nach schweren Verlusten Anpassungsstörungen oder depressive Episoden diagnostiziert, die eine Arbeitsunfähigkeit begründen.
Sechs Wochen sind 30 Arbeitstage. Bei durchschnittlichen Arbeitskosten von 360 Euro je Arbeitstag sind das rund 10.800 Euro, die vollständig beim Arbeitgeber liegen.
Kleinere Unternehmen erhalten über das Umlageverfahren U1 einen Teil der Entgeltfortzahlung erstattet, sofern sie umlagepflichtig sind. Der Erstattungssatz hängt von der gewählten Umlagevariante ab.
3. Krankengeld, danach
Nach Ablauf der sechs Wochen zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Es beträgt 70 Prozent des Bruttoentgelts, höchstens 90 Prozent des Nettoentgelts, und wird für dieselbe Erkrankung längstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren gezahlt.
Die Lohnkosten des Arbeitgebers gehen in dieser Phase auf null.
Das ist die Stelle, an der überschlägige Kostenrechnungen regelmäßig zu hoch liegen. Wer acht Monate Ausfall mit dem vollen Tagessatz multipliziert, rechnet sieben Monate zu viel. Wir setzen in unserer Kostenrechnung für diese Phase konsequent keine Lohnkosten an.
4. Was trotzdem bleibt
Der Lohn ist nicht mehr Ihre Position. Die Arbeit schon.
Vertretung. Die Aufgaben verschwinden nicht. Sie verteilen sich auf das Team, als Mehrarbeit, als verschobene Projekte, als Aufgaben, die niemand vollständig übernimmt. In unserer Rechnung setzen wir für die Krankengeldphase eine Umverteilung von 25 Prozent an, was bei 55 Arbeitstagen rund 4.950 Euro entspricht.
Die Stelle bleibt blockiert. Sie können nicht dauerhaft nachbesetzen. Eine befristete Vertretung finden Sie für Routineaufgaben, für eine Rolle mit gewachsenem Wissen nicht.
Der Wiedereinstieg ist voll lohnwirksam. Wer nach Monaten zurückkommt, arbeitet zunächst mit reduzierter Leistungsfähigkeit, wird aber voll vergütet. Wir rechnen für schwere Fälle mit 60 Arbeitstagen bei 40 Prozent Minderleistung, also rund 8.640 Euro. Hinzu kommen häufig erneute, kürzere Ausfallphasen.
Das Abgangsrisiko. Es entsteht nicht am Tag des Sterbefalls, sondern in genau dieser Phase. Wer lange weg war und ohne strukturierten Rückkehrpfad zurückkommt, geht überdurchschnittlich häufig ganz, oder dauerhaft in Teilzeit. Eine ungeplante Nachbesetzung kostet im Durchschnitt 43.069 Euro.
Die Rechnung über den ganzen Verlauf
Für den schweren Fall, den Verlust einer Partnerin, eines Partners oder eines Kindes:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Sonderurlaub, 2 Arbeitstage | 720 € |
| Entgeltfortzahlung, 6 Wochen | 10.800 € |
| Wiedereinstieg, 60 AT bei 40 % Minderleistung | 8.640 € |
| HR und Führungskraft, 30 Stunden | 1.950 € |
| Vertretung in der Krankengeldphase | 4.950 € |
| Abgangsrisiko, Erwartungswert | 10.767 € |
| Summe | 37.827 € |
Die Phase, in der der Arbeitgeber gar nichts zahlt, ist damit nicht die günstigste. Sie ist die, in der sich entscheidet, ob die Person zurückkommt und ob sie bleibt.
Rund 69 Prozent dieser Summe sind direkte Kosten, also gezahlter Lohn für Arbeit, die nicht oder nur eingeschränkt erbracht wird. Sie stehen bereits in Ihrer Lohnbuchhaltung, nur nicht unter dieser Überschrift.
Die vollständige Rechnung über alle Fallarten: Was ein Sterbefall einen Arbeitgeber kostet
Was Arbeitgeber daraus praktisch ableiten sollten
Der Hebel liegt vor Woche sieben, nicht danach. Je strukturierter die ersten Wochen verlaufen, desto seltener wird aus einem Sterbefall eine lange Arbeitsunfähigkeit. Ein erheblicher Teil der Belastung in dieser Zeit ist nicht Trauer, sondern Verwaltung: Standesamt, Versicherungen, Banken, Vertragskündigungen, Nachlass. Diese Arbeit ist planbar und delegierbar, anders als der emotionale Verlauf.
Der Rückkehrpfad gehört geplant, nicht abgewartet. „Melden Sie sich, wenn es wieder geht“ ist die verbreitetste und teuerste Formulierung in dieser Lage. Ein definierter Wiedereinstieg mit vereinbarten Schritten senkt das Abgangsrisiko in genau der Gruppe, deren Abgang am teuersten ist.
Was das operativ bedeutet
Die sechs Wochen Entgeltfortzahlung sind sichtbar und budgetiert. Die Monate Krankengeld danach wirken in der Lohnbuchhaltung wie ein Nullposten, aber genau in Abschnitt 4 liegen die eigentlichen Kosten: Vertretung, eine blockierte Stelle und ein Abgangsrisiko, das sich still aufbaut, während es niemand verfolgt.
Dieselbe Struktur, die dieses Risiko senkt, senkt auch die Kosten aus Abschnitt 6: Wer Standesamt, Banken und Nachlass bereits organisiert hat, kommt kürzer und planbarer zurück. Das lässt sich vor Woche sieben vorbereiten, nicht erst danach: wie Meolea Beschäftigte in der Phase des Wiedereinstiegs unterstützt.
Quellen
- §3 EFZG, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- §616 BGB, vorübergehende Verhinderung
- §§44 ff. SGB V, Krankengeld
- Aufwendungsausgleichsgesetz, Umlageverfahren U1
- Statistisches Bundesamt: Arbeitskosten je geleisteter Stunde
- Kompetenz Center Mitarbeiterbindung: Fluktuationskosten