Die meisten Regelungen zur Sonderfreistellung drehen sich um die falsche Frage: „Wie viele Tage Sonderurlaub?“ Die Frage, die am Ende über echte Kosten entscheidet, lautet anders: Kommt diese Person zurück? und bleibt sie?
Was wir von HR-Verantwortlichen und Führungskräften immer wieder hören, ist auffallend konsistent. Die Dauer der Freistellung beunruhigt sie am wenigsten. Sorgen macht ihnen die Mitarbeiterin, die nach drei, vier Tagen zurückkommt, monatelang nur mit halber Kraft arbeitet und am Ende des Jahres kündigt. Das ist ein Bindungsproblem. Und Bindungsprobleme zeigen sich in der Gewinn- und Verlustrechnung, lange bevor sie in einer Personalrichtlinie auftauchen.
Die Zahl, die Deutschland schon hat, und die, die fehlt
Ungeplante Fluktuation kostet in Deutschland zwischen 90 und 200 Prozent des Bruttojahresgehalts der ausscheidenden Person, doch keine Studie beziffert bislang, welcher Anteil davon auf einen Sterbefall zurückgeht.
Die Fluktuationskosten-Studie des Kompetenz Centers Mitarbeiterbindung aus dem Jahr 2016 (Gunther Wolf) gilt nach wie vor als meistzitierter deutscher Referenzwert. Sie beziffert die durchschnittlichen Kosten pro Kündigungsfall auf rund 43.000 Euro, sobald direkte Austrittskosten, Recruiting, Einarbeitung und ein Aufschlag für das Fehlbesetzungsrisiko zusammengerechnet werden. Seitdem sind diese Kosten eher gestiegen als gesunken, da der Fachkräftemangel die Recruitingkosten weiter nach oben treibt.
Was fehlt, ist die Verbindung zwischen dieser Zahl und einem Sterbefall. Deutsche Personalstudien erfassen Fluktuationskosten im Allgemeinen. Sie erfassen auch die gesetzlichen Freistellungsansprüche bei einem Todesfall in der Familie. Wie viele Kündigungen tatsächlich mit einem solchen Verlust begonnen haben, hat bislang niemand systematisch untersucht. Diese Lücke ist es wert, offen benannt zu werden: Jeder Arbeitgeber, der heute intern für dieses Thema argumentiert, tut das bislang aus dem Bauch heraus.
Die belastbarsten Hinweise kommen aus dem Ausland und liefern eine Orientierung für den deutschen Markt. Das Grief Recovery Institute, eine US-amerikanische Forschungs- und Trainingsorganisation, bezifferte die jährlichen Kosten von Trauer am Arbeitsplatz für US-Arbeitgeber in einer Studie aus dem Jahr 2003 auf gut 75 Milliarden US-Dollar, mit einer späteren vorläufigen Aktualisierung auf über 100 Milliarden US-Dollar.
Eine im Auftrag des britischen National Council for Palliative Care durchgeführte Untersuchung kam zu einem ähnlichen Bild: Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, einen Arbeitsplatzwechsel in Erwägung zu ziehen, wenn sie nach einem Sterbefall im engeren Umfeld keine angemessene Unterstützung durch den Arbeitgeber erhalten. Gemessen wurde keine der beiden Zahlen in Deutschland. Beide zeigen jedoch in dieselbe Richtung wie die deutschen Fluktuationskosten: ein teurer Abgang, der sich leise ankündigt, oft Monate, nachdem niemand mehr nachgefragt hat.
Für Deutschland existiert keine Erhebung zum Zeitaufwand der Nachlassabwicklung. US-Erhebungen nennen rund 420 Stunden über 13 Monate, allerdings für ein Verfahren, das in Deutschland keine Entsprechung hat. Belastbar ist die Struktur, nicht die Stundenzahl: die Abwicklung verteilt sich über Monate und fällt überwiegend in die Arbeitszeit, weil Standesamt, Banken, Versicherer und Behörden werktags erreichbar sind.
Warum aus einem Sterbefall eine Kündigung wird
Der Mechanismus ist eine Überlagerung aus administrativer Überlastung und emotionaler Belastung.
Ein Sterbefall entzieht einer Familie mehr als einen Menschen. Er bringt einen zweiten, ungeplanten Job mit sich: Konten auflösen, Institutionen informieren, den Nachlass ordnen, den Papierkram bei Banken, Versicherungen und Behörden bewältigen, oft ohne zu wissen, wo man anfangen soll oder welche Frist wann greift. Internationale Untersuchungen zu betroffenen Haushalten beziffern den durchschnittlichen Zeitaufwand für diese Verwaltungslast auf knapp 20 Stunden pro Woche über mehr als ein Jahr hinweg.
Eine vergleichbare, groß angelegte Studie für Deutschland gibt es bislang nicht, was für sich genommen bemerkenswert ist: Eine Belastung dieser Größenordnung wurde hierzulande noch nie systematisch erfasst.
Diese Belastung bleibt nicht zu Hause. Sie begleitet die Person an den Schreibtisch, in Form von verpassten Fristen, Telefonaten mitten im Meeting und einer Ablenkung, für die eine dreitägige oder fünftägige Sonderfreistellung nie gedacht war. Wer nach sechs Monaten kündigt, nennt selten den Sterbefall als Grund. Genannt werden Erschöpfung, fehlende Bindung, das diffuse Gefühl, dass es einfach nicht mehr passt. Der eigentliche Grund ist meist dieselbe unbearbeitete Last, die die Freistellung nie berührt hat.
Was das Risiko wirklich senkt, und was nicht
Struktur verändert die Bilanz, zusätzliche freie Tage kaum.
Mehr freie Tage adressieren die falsche Variable. Was tatsächlich etwas bewirkt, ist eine klare Struktur: ein geführter Weg durch das, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, bis wann, damit die betroffene Person diesen rechtlichen und administrativen Prozess nicht improvisieren muss, während sie gleichzeitig trauert.
Hier stößt auch ein rein beratendes Gesprächsangebot an seine Grenze. Über den Verlust zu sprechen hilft bei der emotionalen Last. Am Erbschein-Antrag, an der Bankmitteilung oder an der Versicherungsmeldung, die drei Wochen nach der Beerdigung ungeöffnet in der Schublade liegt, ändert das wenig. Beide Themen sind getrennt zu betrachten. Ein Angebot, das nur eines davon löst, verliert weiterhin Mitarbeitende an das andere.
Das erfordert kein Rätselraten bei der Richtliniengestaltung. Es erfordert, die administrative Last einer trauernden Person genauso ernst zu nehmen wie jedes andere operative Risiko, und Struktur aufzubauen, bevor aus wenigen belastenden Wochen eine sechsmonatige Abwärtsspirale in Richtung Kündigung wird.
Meolea deckt genau diese Lücke ab: einen strukturierten, rechtsraumspezifischen Weg durch die Verwaltungsprozesse nach einem Sterbefall, als Benefit bereitgestellt und dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt.
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich das für Ihre Belegschaft umsetzen lässt, sprechen wir das gerne gemeinsam durch!
Häufige Fragen zu Fluktuationskosten nach einem Sterbefall
Wie hoch sind die Fluktuationskosten in Deutschland durchschnittlich?
Nach der Fluktuationskosten-Studie des Kompetenz Centers Mitarbeiterbindung (2016) liegen die durchschnittlichen Kosten pro Kündigungsfall bei rund 43.000 Euro, sobald Austrittskosten, Recruiting, Einarbeitung und das Fehlbesetzungsrisiko zusammengerechnet werden.
Gibt es Studien dazu, wie viele Kündigungen auf einen Sterbefall zurückgehen?
Für Deutschland bislang nicht. Fluktuationskosten und gesetzliche Freistellungsansprüche werden separat erfasst, aber keine Studie verbindet beides. Internationale Daten aus den USA und Großbritannien deuten in dieselbe Richtung, sind aber keine deutschen Messwerte.
Reicht mehr bezahlte Freistellung, um das Kündigungsrisiko nach einem Sterbefall zu senken?
Nicht allein. Zusätzliche freie Tage adressieren die emotionale Belastung, nicht die administrative Last, die ein Sterbefall auslöst. Ohne Struktur für Nachlass, Behördengänge und Fristen bleibt das Risiko einer späteren Kündigung bestehen.
Warum kündigen Mitarbeitende oft erst Monate nach einem Sterbefall?
Die unbearbeitete administrative und emotionale Last summiert sich über Wochen. Beim Kündigungsgespräch wird meist Erschöpfung oder mangelnde Bindung genannt, seltener der eigentliche Auslöser.
Gibt es Benefits, die genau diese Lücke abdecken?
Ja, ein wachsender Teil der Employer Benefits deckt gezielt den Bereich nach einem Sterbefall ab: strukturierte, rechtsraumspezifische Begleitung durch Nachlass- und Behördenprozesse, als Benefit statt als reine Beratung. Meolea bietet ein solches Angebot.
Quellen: Kompetenz Center Mitarbeiterbindung, Fluktuationskosten-Studie (Gunther Wolf, 2016); Grief Recovery Institute (USA, Studie von 2003 mit späterer vorläufiger Aktualisierung); National Council for Palliative Care, „Life after Death“ (UK, 2014), berichtet von The Irish Times.