Ihr Benefit-Budget hat in den meisten Unternehmen eine einzige Zeile: 50 Euro Sachbezug pro Kopf und Monat, meist auf einer Gutscheinkarte. Dann verliert eine Mitarbeiterin ihren Vater, und für diese Woche steht im Katalog nichts.
Für genau solche Fälle existiert ein zweites Instrument, das die meisten Benefit-Übersichten nicht führen: die steuerfreie Beihilfe nach R 3.11 Abs. 2 LStR, bis zu 600 Euro im Kalenderjahr, getrennt von der monatlichen Freigrenze. Wir empfehlen, beide Zeilen getrennt zu budgetieren und die zweite festzulegen, solange kein Fall offen ist.
Die 50-Euro-Freigrenze ist ein Monatsbudget mit Alles-oder-nichts-Logik
Die Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG liegt 2026 unverändert bei 50 Euro pro beschäftigter Person und Monat, und ein Cent darüber macht den gesamten Sachbezug dieses Monats steuer- und sozialversicherungspflichtig.
In die Grenze fließt alles ein, was in demselben Kalendermonat zufließt, unabhängig davon, aus welcher Abteilung es kommt. Die Karte aus der Zentrale und der Tankgutschein, den ein Standortleiter spontan verteilt, addieren sich. Dazu kommen die formalen Bedingungen: Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn nach § 8 Abs. 4 EStG, und bei Gutscheinen und Geldkarten die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG.
Unsere Empfehlung: Setzen Sie die interne Obergrenze auf 45 Euro und benennen Sie eine Person in der Entgeltabrechnung, die jede Zuwendung freigibt, die in dieser Spalte landet. Die fünf Euro Luft kosten pro Kopf und Jahr 60 Euro und fangen genau den Fall ab, der die Freigrenze in der Praxis kippt: die gut gemeinte Einzelzuwendung, von der die Lohnbuchhaltung erst im Nachhinein erfährt.
600 Euro im Kalenderjahr für Notfälle, außerhalb der monatlichen Freigrenze
Private Arbeitgeber können Beschäftigten bei Krankheit, Geburt, Tod oder Unglücksfall nach R 3.11 Abs. 2 LStR bis zu 600 Euro je Kalenderjahr steuerfrei zuwenden, und dieser Betrag zählt nicht in die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze.
Höhere Beträge bleiben nur bei einem besonderen Notfall außer Ansatz, wobei Einkommensverhältnisse und Familienstand zu berücksichtigen sind. Drohende oder eingetretene Arbeitslosigkeit gilt ausdrücklich nicht als solcher Notfall (R 3.11 Abs. 2 Satz 6 LStR). Beschäftigt der Betrieb weniger als fünf Arbeitnehmer, entfallen die formalen Voraussetzungen des Satzes 2 vollständig.
Oberhalb dieser Betriebsgröße hängt die Steuerfreiheit an einer von drei Konstruktionen: Zahlung über eine vom Arbeitgeber finanzierte, aber unabhängige Einrichtung, Auszahlung durch den Betriebsrat aus bereitgestellten Mitteln, oder Bewilligung durch den Arbeitgeber nach Anhörung des Betriebsrats beziehungsweise nach einheitlichen, vom Betriebsrat gebilligten Grundsätzen.
Unsere Empfehlung: Legen Sie diese Grundsätze in einem ruhigen Monat schriftlich fest, mit einer benannten Liste auslösender Ereignisse, einem festen Betrag und einer Person, die freigibt. Der Grund ist mechanisch: Die Anhörung des Betriebsrats und die einheitlichen Grundsätze lassen sich in der Woche, in der Sie sie brauchen, nicht rückwirkend herstellen. Bei Zweifeln zur Höhe im Einzelfall gibt es die Anrufungsauskunft beim Finanzamt.
Leistungen für seltene Ereignisse verlieren jeden Vergleich nach Nutzungsquote
Ein Benefit, der auf ein seltenes Ereignis zielt, fällt in jeder Bewertung nach monatlicher Nutzungsquote durch, weil seine Nutzung im Normalfall bei null liegt.
Eine Gutscheinkarte gewinnt diesen Vergleich immer. Sie wird jeden Monat eingelöst, sie ist mit Gehalt austauschbar, und sie verliert ihre Wirkung in dem Monat, in dem sie ausbleibt. Ein Instrument für den Sterbefall wird dagegen in vielleicht zwei Prozent der Belegschaft pro Jahr überhaupt gezogen und prägt bei diesen Menschen die Wahrnehmung des Arbeitgebers über Jahre.
Unsere Empfehlung: Bewerten Sie diese Budgetzeile danach, ob sie im schlechtesten Monat einer beschäftigten Person trägt, und ordnen Sie sie in Ihrer Planung der Unfallversicherung zu statt dem Benefit-Katalog. Bei der Unfallversicherung fragt niemand nach der Nutzungsquote, und die Begründungslogik ist dieselbe.
Geld allein trägt die Wochen nach einem Sterbefall nicht
Nach einem Sterbefall in der engsten Familie entsteht der betrieblich spürbare Ausfall in den Wochen nach der Freistellung, wenn Standesamt, Bank, Versicherer, Rentenversicherung und Nachlassgericht zu Bürozeiten zu erreichen sind.
Eine Überweisung deckt Bestattungskosten, sie ersetzt aber keinen einzigen dieser Termine. In dieser Phase häufen sich kurzfristige Fehlzeiten, und der Wiedereinstieg zieht sich.
Unsere Empfehlung: Zahlen Sie die Beihilfe nie isoliert aus. Koppeln Sie sie an bezahlte Zeit und an eine benannte Ansprechperson im Haus, sodass die betroffene Person die Situation nicht mehrfach erklären muss.
💡 Zur Freistellung selbst: Sonderurlaub bei Todesfall
Wo Meolea in diese Budgetlinien passt
Meolea gibt Beschäftigten nach einem Sterbefall eine geführte Reihenfolge aller anstehenden Schritte mit Fristen nach Bundesland und nimmt HR damit aus der Rolle der inoffiziellen Auskunftsstelle für Nachlassfragen.
Vor dem Fall liegt der Schwerpunkt auf der Vorsorge: Dokumente, Zuständigkeiten, Notfallordner und Vertrauenspersonen sind hinterlegt, bevor jemand sie sucht. Auf Arbeitgeberseite gibt es ein Dashboard für Plätze und Aktivierungen sowie Vorlagen für HR, wenn eine betroffene Person die Situation offenlegt.
Kaufmännisch bildet das genau die zwei Zeilen ab, die wir oben empfehlen. Die laufende Sachbezugsposition liegt bei rund 12,50 Euro monatlich und beansprucht damit etwa ein Viertel der Freigrenze, der Rest bleibt für bestehende Benefits. Die Aktivierung im akuten Fall wird ereignisbezogen abgerechnet und fällt damit in dieselbe Logik wie die Beihilfe. Wie die Sachbezugsposition in Ihrem Haus einzuordnen ist, stimmen wir vor Vertragsschluss mit Ihrem Steuerberater ab.
Was Sie diese Woche festlegen können
Ziehen Sie einen Monat aus der Entgeltabrechnung und sehen Sie nach, wie hoch die tatsächliche Sachbezugssumme pro Kopf ist. In den meisten Häusern liegt sie unter der Grenze, und niemand kennt die Zahl. Halten Sie danach drei Sätze zur Beihilfe fest: welche Ereignisse, welcher Betrag, wer gibt frei.
Für die zweite Zeile schreiben Sie uns. In einem Gespräch von 20 Minuten gehen wir Ihre bestehende Benefit-Struktur durch und zeigen, was davon im akuten Fall trägt. Sie bekommen anschließend eine Übersicht, die Ihr Steuerberater prüfen kann, unabhängig davon, ob Meolea am Ende passt.
Häufige Fragen
Zählt eine Beihilfe im Todesfall in die 50-Euro-Freigrenze
Nein. Die Steuerfreiheit von Unterstützungen in Krankheits-, Geburts-, Todes- und Unglücksfällen richtet sich nach R 3.11 Abs. 2 LStR und ist von der Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG unabhängig. Die konkrete Einordnung für Ihr Unternehmen gehört trotzdem vor der Auszahlung zu Ihrem Steuerberater.
Wie viel Beihilfe ist steuerfrei, und was gilt oberhalb von 600 Euro?
Bis 600 Euro je Kalenderjahr und beschäftigter Person bleiben Unterstützungen ohne nähere Prüfung steuerfrei. Darüber hinaus nur, wenn ein besonderer Notfall vorliegt, wobei Einkommensverhältnisse und Familienstand einzubeziehen sind. Bei Unsicherheit über die Höhe können Sie beim Finanzamt eine Anrufungsauskunft beantragen.
Was müssen Betriebe mit mehr als fünf Beschäftigten zusätzlich beachten
Die formalen Voraussetzungen aus R 3.11 Abs. 2 Satz 2 LStR entfallen nur bei weniger als fünf Arbeitnehmern. Darüber braucht es eine unabhängige Einrichtung, eine Auszahlung durch den Betriebsrat aus bereitgestellten Mitteln oder eine Bewilligung nach Anhörung des Betriebsrats. Das ist der Punkt, den man vorher klärt.
Können wir mehrere Sachbezüge nebeneinander gewähren?
Ja, solange die Summe aller Sachbezüge eines Kalendermonats 50 Euro nicht übersteigt. Weil sie addiert werden, braucht es eine Stelle im Haus, die den Monatswert pro Kopf kennt. Ohne diese Stelle kippt die Freigrenze irgendwann durch eine Einzelzuwendung, von der die Lohnbuchhaltung nichts wusste.
Lohnt sich eine eigene Budgetzeile für Sterbefälle bei achtzig Beschäftigten?
Bei dieser Größe sind jedes Jahr mehrere Personen betroffen, in unterschiedlicher Nähe. Der Unterschied liegt weniger im einzelnen Fall als darin, ob eine Regelung existiert oder jeder Fall neu verhandelt wird. Die schriftliche Regelung ist der erste Schritt, das Budget der zweite.