Jemand aus Ihrem Team schreibt Ihnen am Morgen, dass ein Elternteil gestorben ist. Sie haben in diesem Moment keine Vorlage, wahrscheinlich keine Betriebsvereinbarung dazu, und ungefähr eine Stunde, bis die erste Entscheidung fällig ist.
Unsere Position dazu ist eindeutig: Was in diesen ersten Tagen passiert, entscheidet darüber, ob die Person nach einigen Wochen wieder tragfähig im Betrieb steht oder ob daraus ein langer Ausfall und im schlechtesten Fall eine Kündigung wird.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, als Arbeitgeber das Richtige zu entscheiden, zu sagen und anzubieten.
Die ersten Tage: erreichbar sein, Druck herausnehmen
Die ersten Tage nach einem Sterbefall verlangen von Ihnen dreierlei: Erreichbarkeit, spürbar weniger Druck und eine benannte Ansprechperson.
Melden Sie sich kurz und ehrlich, ohne zu überfordern. Eine knappe Nachricht, die sagt, dass Sie da sind und nichts erwarten, ist mehr wert als ein langer Text voller Fragen. Benennen Sie eine einzige Ansprechperson, in der Regel die direkte Führungskraft oder die Personalabteilung, damit die betroffene Person ihre Situation nicht immer wieder neu erklären muss.
Nehmen Sie den Arbeitsdruck sofort heraus. In der ersten Woche gibt es keine Erwartung an Erreichbarkeit und keine Frage nach einem Rückkehrdatum. Machen Sie außerdem deutlich, dass die Stelle nicht in Frage steht. Geldsorgen und Sorge um den Arbeitsplatz kommen bei einem Verlust schnell hinzu, und beides lässt sich vermeiden.
Was in diesen Tagen passiert, hat den größten Einfluss darauf, wie schnell und gefestigt jemand zurückkommt.
Die ersten Entscheidungen fallen innerhalb eines Arbeitstags
Nach einem Sterbefall in der Belegschaft sind drei Entscheidungen sofort fällig: die Dauer der bezahlten Freistellung, die Vertretung im Tagesgeschäft und die Frage, wer im Unternehmen informiert wird.
Alle drei landen typischerweise bei derselben Führungskraft, die sie zum ersten Mal trifft. Wenn die Antwort auf die erste Frage „Ich schaue mal in den Vertrag und melde mich“ lautet, hat die betroffene Person bereits gelernt, dass sie hier zusätzliche Arbeit hat.
Ein Unternehmen, das seinen Standard vorher festgelegt hat, antwortet in zwei Sätzen.
Sonderurlaub beim Todesfall eines Angehörigen: die Rechtslage in Deutschland
Der Anspruch auf bezahlte Freistellung beim Todesfall eines Angehörigen ergibt sich in Deutschland aus § 616 BGB, sofern dieser Paragraf im Arbeits- oder Tarifvertrag nicht ausgeschlossen wurde.
§ 616 BGB regelt die vorübergehende persönliche Verhinderung für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit. Wie viele Tage das beim Tod eines nahen Angehörigen konkret sind, steht nicht im Gesetz, sondern ergibt sich aus Rechtsprechung und den einschlägigen Tarifverträgen.
Der Ausschluss von § 616 BGB im Arbeitsvertrag ist zulässig und in der Praxis regelmäßig zu sehen. Prüfen Sie deshalb vor der ersten Zusage, welche Regelung bei Ihnen gilt, und legen Sie eine Hausregel fest, die mindestens dem entspricht, was Sie im Nachhinein selbst für angemessen halten würden.
Die erste Nachricht enthält drei Dinge
Die erste Nachricht an eine trauernde Person besteht aus kurzer persönlicher Anteilnahme, einer klaren Freistellungszusage und einer benannten Ansprechperson.
Der Satz „Melden Sie sich, wenn Sie etwas brauchen“ wird gut gemeint und schiebt die gesamte Koordination auf jemanden, der gerade Sterbeurkunden beantragt. Besser ist es, zu benennen, was bereits geregelt ist: bis wann freigestellt wird, wer die laufenden Vorgänge übernimmt, wer sich in einer Woche von sich aus meldet.
Fragen Sie die Mitarbeitenden nicht nach Details zum Sterbefall, sondern nach dem, was Sie beeinflussen können.
Über die Information des Teams entscheidet die betroffene Person
Den Umfang der Information an das Team legt die trauernde Person selbst fest, und die Führungskraft holt diese Entscheidung ausdrücklich ein.
Manche Menschen möchten, dass alle Bescheid wissen, damit sie nicht dreißigmal erzählen müssen, was passiert ist. Andere möchten genau das nicht. Beide Varianten sind legitim, und die Führungskraft kann das nicht erraten. Eine kurze Frage in der ersten Woche („Was soll das Team wissen, und soll ich das übernehmen?“) klärt es dauerhaft.
Behördenfristen laufen weiter, auch während der Freistellung
Ein Sterbefall ist dem Standesamt innerhalb weniger Werktage anzuzeigen, und Werktag schließt nach § 28 PStG den Samstag ein
Das ist für Sie als Arbeitgeber relevant, weil „nehmen Sie sich erst einmal die Woche“ häufig gut gemeint ist, aber an der Realität vorbeigeht. Die ersten Tage nach einem Sterbefall bestehen aus Terminen, Fristen und Formularen, nicht aus Ruhe. Der eigentliche Einbruch kommt bei vielen Menschen später, wenn die Behördengänge abgeschlossen sind und der Alltag zurückkommt.
Ihre Personalplanung sollte diesen zweiten Zeitpunkt kennen.
Der Wiedereinstieg ist ein Zeitraum, kein Rückkehrtag
Der Wiedereinstieg nach einem Sterbefall lässt sich über mehrere Wochen planen: reduzierte Verantwortung in den ersten Tagen, keine kritischen Termine in Woche eins, ein fester Gesprächstermin nach etwa vier Wochen.
Konzentration und Belastbarkeit kommen nach einem Verlust ungleichmäßig zurück, und das ist keine Leistungsfrage. Wer in Woche zwei eine Kundenpräsentation halten muss, die auch jemand anderes halten könnte, erlebt das als Signal. Wenn die Arbeitsfähigkeit länger eingeschränkt bleibt und ärztlich festgestellt wird, greifen die normalen Regeln zur Entgeltfortzahlung.
Was vorher schriftlich stehen sollte
Eine interne Regelung zum Umgang mit Sterbefällen in der Belegschaft umfasst vier Punkte, und sie passt auf eine Seite.
- Dauer der bezahlten Freistellung, nach Nähe des Verhältnisses gestaffelt, ausdrücklich unabhängig davon, ob § 616 BGB ausgeschlossen ist
- Zuständigkeit: wer meldet sich, wann, und wer übernimmt die laufenden Aufgaben
- Kommunikationsregel: die betroffene Person entscheidet, was das Team erfährt
- Angebot: welche Unterstützung das Unternehmen konkret bereitstellt, abrufbar ohne Antrag
Diese Seite entsteht in einer ruhigen Woche in etwa zwei Stunden. Im Ernstfall entsteht sie gar nicht.
Wo Meolea hier ansetzt
Meolea ist eine Übergabeplattform für Familien, die Unternehmen ihren Beschäftigten als Benefit anbieten: Vorsorge und geordnete Unterlagen vor dem Ernstfall, strukturierte Begleitung durch Fristen und Behördengänge danach.
Für die Personalabteilung gibt es ein eigenes Dashboard mit Sitzverwaltung und Aktivierungen sowie Vorlagen und Kommunikationshinweisen für den Fall, dass jemand die eigene Situation offenlegt. Tritt ein Sterbefall ein, aktiviert die betroffene Person den Comfort-Bereich, und das Unternehmen muss keinen Einzelfall organisieren.
Und denken Sie daran: Der Arbeitnehmeranteil kann meist als Sachleistung behandelt werden!
Meolea als Mitarbeitenden-Benefit
Meolea lässt sich als Benefit für Ihr Team bereitstellen, sodass im Sterbefall eine echte Entlastung bereits vorhanden ist und nicht erst organisiert werden muss.
Ihre Mitarbeitenden erhalten Unterstützung in einer schwierigen Zeit, und Sie wissen, dass Sie in solchen Momenten mehr als nur einen Blumenstrauß und eine Karte bieten können. Sprechen Sie uns an, wenn Sie erfahren möchten, wie dies in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden könnte!
Häufige Fragen
Wie viele Tage Sonderurlaub stehen beim Tod eines Angehörigen zu?
Das Gesetz nennt keine Tagesanzahl. § 616 BGB spricht von einer verhältnismäßig nicht erheblichen Zeit, und was das bedeutet, ergibt sich aus Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und Rechtsprechung. Prüfen Sie Ihre eigenen Verträge, bevor Sie eine Zusage machen, und legen Sie danach einen einheitlichen Hausstandard fest.
Was gilt, wenn § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist?
Dann besteht kein Anspruch auf bezahlte Freistellung aus dieser Vorschrift, und die Freistellung wird zu einer Entscheidung des Unternehmens. Viele Arbeitgeber gewähren sie trotzdem, weil die Alternative aus unbezahltem Urlaub oder Krankschreibung besteht und beides teurer und schlechter ist. Eine schriftliche Hausregel verhindert, dass diese Entscheidung jede Führungskraft neu trifft.
Darf ich dem Team sagen, was passiert ist?
Fragen Sie vorher. Personenbezogene Angaben zu einem Sterbefall in der Familie gehören der betroffenen Person, und viele Menschen möchten selbst bestimmen, wer davon erfährt. Eine gute Formulierung ist: „Ich sage dem Team nichts, außer Sie möchten es anders.“
Was sagt man, wenn man nicht weiß, was man sagen soll?
Kurz, konkret und ohne Ratschläge. „Es tut mir sehr leid. Sie sind bis einschließlich Freitag freigestellt, Ihre laufenden Vorgänge übernimmt das Team, ich melde mich Montag von mir aus.“ Das ist mehr wert als jede längere Formulierung.
Ab wann sollte ich einen längeren Ausfall anders behandeln?
Wenn die Arbeitsfähigkeit über die Freistellung hinaus eingeschränkt bleibt, ist der reguläre Weg über eine ärztliche Feststellung der richtige, mit den üblichen Regeln zur Entgeltfortzahlung. Vermeiden Sie, die Person dazu zu drängen, früher voll einzusteigen als sie kann. Ein zweiter, längerer Ausfall kostet deutlich mehr als ein paar zusätzliche ruhige Wochen.
Lohnt sich dafür ein eigener Benefit bei wenigen Mitarbeitenden?
Statistisch trifft es in einem Betrieb dieser Größe mehrere Menschen pro Jahr, in unterschiedlicher Nähe. Der Unterschied liegt weniger im einzelnen Fall als in der Frage, ob es dafür einen definierten Ablauf gibt oder jedes Mal eine Einzelentscheidung. Bei kleineren Belegschaften ist die schriftliche Regelung der wichtigere Schritt, der Benefit kommt danach.