Thomas stirbt mit 51, mitten im Arbeitsverhältnis. Im Unternehmen liegt eine Direktversicherung mit Hinterbliebenenschutz, und die Lebensgefährtin, mit der Thomas seit neun Jahren einen Haushalt führt, ist in keiner Unterlage benannt. Das Geld ist da, es kommt nur bei niemandem an. Wir empfehlen, die betriebliche Hinterbliebenenversorgung einmal im Jahr daraufhin zu prüfen, ob die begünstigten Personen namentlich hinterlegt sind, weil die Auszahlung genau daran hängt.
Der Kreis der begünstigten Personen ist kürzer, als die meisten annehmen
Eine betriebliche Hinterbliebenenversorgung darf regelmäßig nur an einen kurzen Kreis zahlen: Ehepartner, frühere Ehepartner, Kinder und die unverheiratete Person, mit der ein gemeinsamer Haushalt bestand.
Eltern, Geschwister, Enkel und Patenkinder stehen nicht auf dieser Liste. Wer sie trotzdem in die Zusage schreibt, stellt die steuerliche Anerkennung der gesamten Versorgung infrage. (Die Aufzählung stammt aus dem BMF-Schreiben vom 12. August 2021, Rn. 4; für die Kinder gelten die Altersgrenzen des § 32 EStG.)
Wir empfehlen, den eigenen Zusagetext einmal Zeile für Zeile gegen diese Liste zu lesen, und dabei besonders auf die Klausel für unverheiratete Partner zu achten. Ältere Musterzusagen kennen nur Ehegatten und Kinder. Solange die Person lebt, ist das eine Textänderung. Danach ist es eine Absage.
Die Erklärung für den unverheirateten Partner kann nur zu Lebzeiten abgegeben werden
Wer den unverheirateten Partner über die betriebliche Altersversorgung absichern will, muss die Person namentlich benennen und schriftlich erklären, dass ein gemeinsamer Haushalt besteht.
Abgeben kann diese Erklärung nur die versicherte Person selbst, und spätestens zu Beginn der Auszahlungsphase muss sie vorliegen. Fehlt sie, erfährt die Familie davon aus dem Ablehnungsschreiben, meist Wochen nach der Beerdigung.
Wir empfehlen, sie an zwei festen Punkten aktiv abzufragen: beim Eintritt in die Versorgung und bei jeder Adressänderung in einen gemeinsamen Haushalt. Ein zusätzliches Feld im Onboarding-Formular kostet nichts und schließt die Lücke, die in unverheirateten Partnerschaften am häufigsten offen bleibt.
Ein einmaliges Sterbegeld an andere Personen bringt die Zusage nicht in Gefahr
Ein einmaliges Sterbegeld darf an Menschen außerhalb dieses engen Kreises gehen, ohne dass die Zusage ihre Anerkennung als betriebliche Altersversorgung verliert.
Angemessen sind 8.000 Euro, bei Zusagen über eine Unterstützungs- oder Pensionskasse 7.669 Euro. Versteuern muss den Betrag, wer ihn bekommt. (Maßstab ist der Höchstbetrag für gewöhnliche Beerdigungskosten nach § 150 VVG, den die BaFin auf 8.000 Euro festgesetzt hat; die Kassengrenze folgt aus § 2 Abs. 1 KStDV.)
Das ist die praktisch wichtigste Ausnahme in diesem Thema, weil die Rechnung des Bestatters zuerst bei der Person landet, die den Auftrag unterschreibt. Bei Alleinstehenden ist das häufig eine Schwester oder ein Vater, also jemand ohne jeden Anspruch aus der Zusage. Ein gesetzliches Sterbegeld der Krankenkassen gibt es seit dem 1. Januar 2004 nicht mehr. Wir empfehlen die Sterbegeldklausel überall dort, wo ein nennenswerter Teil der Belegschaft alleinstehend ist.
Bei einem Wegeunfall gilt eine ganz andere Liste
Stirbt jemand durch einen Arbeitsunfall, einen Wegeunfall oder eine anerkannte Berufskrankheit, zahlt die gesetzliche Unfallversicherung ein eigenes Sterbegeld, und der Kreis der Berechtigten ist dort deutlich weiter.
Geschwister, Enkel, Stief- und Pflegekinder und die Eltern stehen hier ausdrücklich mit drin. Gezahlt wird an die Person, die die Bestattung bezahlt hat. 2026 sind das 6.780 Euro (§ 64 SGB VII, ein Siebtel der Bezugsgröße).
Im selben Sterbefall laufen damit drei verschiedene Vorstellungen davon nebeneinander, wer angehörig ist: die enge in der betrieblichen Versorgung, die weite in der Unfallversicherung und die erbrechtliche. Wir empfehlen, die Meldung an die Berufsgenossenschaft als eigenen Schritt in Ihren Ablauf zu schreiben, auch wenn der Arbeitsweg auf den ersten Blick nichts mit der Todesursache zu tun hat. Diese Meldung kommt vom Unternehmen. Die Familie weiß nichts davon.
Angehörige rufen nur ab, wovon sie wissen
Eine Hinterbliebenenleistung wird ausgezahlt, wenn die Angehörigen wissen, dass es sie gibt, und sagen können, bei wem sie liegt.
Der Vertrag liegt beim Versorgungsträger, die Zusage in der Personalakte. Am Küchentisch, an dem die Familie in der Woche nach der Beerdigung die Ordner durchgeht, liegt nichts davon.
Wir empfehlen ein Blatt Papier pro Person und Jahr: Durchführungsweg, Name des Versorgungsträgers, Vertragsnummer, eine Telefonnummer im Unternehmen, dazu die Bitte, es zu den anderen wichtigen Papieren zu legen. Es ist das einzige Dokument in diesem ganzen Vorgang, das Angehörige ohne Zugang zu Personalakte und Vertrag lesen können.
Genau dafür gibt es Meolea. Beschäftigte halten dort fest, wer erreichbar sein soll, wo die Originale liegen und welche Verträge bestehen. Die Vertrauenspersonen finden das wieder, wenn es gebraucht wird.
Der richtige Anlass für eine Prüfung ist ein Lebensereignis
Heirat, Scheidung, Geburt und der Einzug in einen gemeinsamen Haushalt verändern, wer aus der betrieblichen Hinterbliebenenversorgung etwas bekommt.
Der frühere Ehegatte bleibt dabei begünstigt. Eine Bezugsberechtigung aus dem Jahr 2011 kann eine Scheidung also überdauern und im Ernstfall genau so ausgezahlt werden, wie sie dasteht.
Eine jährliche Sammelmail trifft solche Ereignisse zufällig. Wir empfehlen, die Frage an die Meldungen zu hängen, die ohnehin in der Lohnbuchhaltung ankommen: Steuerklassenwechsel, Kinderfreibetrag, neue Adresse. Der Anlass ist dort schon erkannt, und ein Satz mit einem Link genügt.
Was Sie mit uns besprechen können
Den Zusagetext können Sie selbst korrigieren. Die andere Hälfte liegt bei den Beschäftigten, und dorthin reicht kein HR-Prozess: was die Familie weiß, wo die Papiere liegen, wen sie zuerst anruft.
Dafür gibt es Meolea, und Unternehmen stellen es als Benefit bereit.
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Häufige Fragen
Wer bekommt eigentlich etwas aus der betrieblichen Hinterbliebenenversorgung?
Ehepartner, frühere Ehepartner, Kinder und die unverheiratete Person, mit der ein gemeinsamer Haushalt bestand. Eltern, Geschwister und Enkel gehören nicht dazu. Wer diesen Kreis in der Zusage überschreitet, riskiert die steuerliche Anerkennung der gesamten Versorgung.
Können wir den unverheirateten Partner einer beschäftigten Person absichern?
Ja. Nötig sind die namentliche Benennung und eine schriftliche Erklärung über den gemeinsamen Haushalt, die spätestens zu Beginn der Auszahlungsphase vorliegen muss. Abgeben kann sie nur die versicherte Person, deshalb muss sie zu Lebzeiten eingeholt werden.
Wie hoch darf ein Sterbegeld aus der Zusage sein?
Bis 8.000 Euro gelten als angemessen, bei Unterstützungs- und Pensionskassen bis 7.669 Euro. Der Betrag ist bei der Person zu versteuern, die ihn erhält. Er darf auch an jemanden gehen, der sonst nicht begünstigt ist.
Verliert die geschiedene Ehepartnerin ihren Anspruch automatisch?
Nein. Der frühere Ehegatte bleibt im begünstigten Kreis, eine alte Bezugsberechtigung kann eine Scheidung also überdauern. Geändert wird sie nur, wenn jemand sie ausdrücklich ändert.
Zählt die Hinterbliebenenversorgung zur 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze?
Nein, das sind zwei getrennte Instrumente mit eigenen Rechtsgrundlagen. Wie Sachbezug und die steuerfreie Beihilfe nach R 3.11 Abs. 2 LStR nebeneinander budgetiert werden, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.
Zahlt die Berufsgenossenschaft zusätzlich?
Bei Tod durch Arbeitsunfall, Wegeunfall oder anerkannte Berufskrankheit besteht ein eigener Anspruch, unabhängig von der betrieblichen Zusage. Der Kreis der Berechtigten ist dort weiter und umfasst auch Geschwister und Enkel. Die Meldung an die Berufsgenossenschaft geht vom Unternehmen aus.